Come Scrivere Una Lettera Per Ogni Occasione

2024 Autore: Francis Oldridge | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-16 20:40

Sono finiti i giorni in cui la scrittura di lettere era il mezzo di comunicazione preferito tra soci in affari, famiglia, amici e amanti sfortunati. La posta ordinaria può essere in gran parte un ricordo del passato, ma guarda il tuo stile di vita moderno e vedrai che l'arte della parola scritta è tutt'altro che morta. È probabile che trascorri gran parte della tua vita personale e professionale comunicando vitext o e-mail, e ci sono ancora scenari che richiedono la lettera formattata vecchio stile (anche se è più probabile che tu la invii dal world wide web di quanto non lo sia tu per schiaffeggiarlo). La comunicazione è fondamentale per ogni interazione e sapere come trovare il giusto tono nella corrispondenza scritta è un'abilità vitale sia che tu stia scrivendo una lettera d'amore o una lettera di dimissioni. Per aiutarti a rimanere sulla strada giusta, abbiamo messo insieme questa guida su come scrivere lettere per ogni situazione.

Definisci il tuo scopo e il tuo pubblico

Prima di poter mettere la penna sulla carta, o meglio, la punta delle dita sulla tastiera, prenditi del tempo per pensare esattamente a cosa vuoi ottenere con la tua lettera. Non parleresti con il tuo capo nello stesso modo in cui parleresti con la tua dolce metà, quindi non dovresti nemmeno scrivere a loro allo stesso modo. Raccogli i tuoi pensieri prima di iniziare a scrivere ponendoti alcune semplici domande:

A chi sto scrivendo?

Conosci la persona a cui stai scrivendo o questa sarà la tua prima comunicazione con loro? Il modo in cui comunichiamo gli uni con gli altri cambia naturalmente quanto più diventiamo familiari, quindi assicurati di valutare il tuo rapporto con la persona a cui stai scrivendo prima di iniziare. Questo ti aiuterà a evitare di sembrare troppo casuale o troppo conciso per la situazione.

Cosa sto cercando di ottenere?

Stai seguendo un colloquio di lavoro o stai scrivendo una lettera di vacanze alla tua famiglia? Proprio come il tuo rapporto con il destinatario della tua lettera è importante, così è il contesto in cui lo stai scrivendo. Dovresti sempre assicurarti di mantenere una comunicazione professionale proprio così - professionale - anche se hai amicizia con il collega o il socio in affari a cui stai scrivendo. Pensa alla comunicazione professionale come parte del tuo profilo professionale complessivo. Non vorresti un'email pigra, rozza o eccessivamente casuale al tuo amico nel reparto contabilità sul tuo profilo LinkedIn, quindi non dovresti volerla nemmeno nella tua posta in uscita. È vero anche il contrario; se stai scrivendo una lettera di ringraziamento al tuo dolce piccolo gam-gam, l'ultima cosa che vuoi fare è sembrare che tu stia conducendo una riunione di lavoro. Tieni a mente il tuo obiettivo mentre scrivi la tua lettera e mettiti nei panni del destinatario.

Ho tutte le informazioni di cui ho bisogno per comunicare?

Ciò è particolarmente importante nelle comunicazioni aziendali. La maggior parte di noi ha ricevuto una lunga serie di follow-up di email perché il mittente non aveva tutti i fatti in ordine prima di premere invio. Non essere il ragazzo che invia cinque e-mail quando ne farebbe una. Questo tipo di galateo e-mail disorganizzato e basato sul flusso di coscienza si presenta come irritante nella migliore delle ipotesi e decisamente confuso e poco professionale nel peggiore dei casi. Se hai molte informazioni importanti da trasmettere per iscritto, annota un rapido elenco puntato di tutto ciò che devi trasmettere in modo da assicurarti di aver coperto tutto prima di inviarlo.

Trova il tempo per la formattazione

La formattazione è fondamentale nelle comunicazioni formali, sia per presentarti in modo professionale sia per trasmettere le informazioni in modo logico. Tendiamo a lavorare a un ritmo più veloce quando comunichiamo con aziende, organizzazioni o colleghi perché tali comunicazioni avvengono in orari limitati. Quindi, è importante che tu riceva il tuo punto in modo rapido e chiaro, cosa molto più facile da fare con la formattazione.

Come scrivere una lettera professionale

Lettera di presentazione; Lettera di dimissioni; Lettera di referenza; Lettera di raccomandazione, interesse o intenzione, ecc

Probabilmente hai familiarità con il layout formale delle lettere standard, anche se non ne hai scritto uno tu stesso. La maggior parte delle aziende e delle organizzazioni segue questo formato perché è facilmente riconoscibile e scansionabile. I modelli di lettere formali sono ampiamente disponibili e sono inclusi nella maggior parte dei programmi di elaborazione testi. Puoi anche scegliere di creare il tuo da zero o personalizzare il modello di lettera per un uso ripetuto. Ecco alcune cose fondamentali da tenere a mente quando si tratta di scrivere e formattare una lettera formale:

1. Usa i titoli. Se stai inviando un'e-mail interna a un collega o un membro del team, è molto probabile che venga loro indirizzato il nome di battesimo, ma quando comunichi con un'azienda, un'organizzazione o un contatto professionale esterno o superiore nella tua azienda, non dovresti mai chiamarli solo per nome.

2. Evita i saluti informali. Inizia la tua lettera con "Gentile …" (non usare "Ciao", "Ciao" o un saluto simile) e rivolgi al destinatario il titolo e il nome completo o il cognome (ad esempio: "Gentile Sig. John Smith "o" Gentile Dr. Johnson "). Se non hai già un contatto presso l'organizzazione a cui stai scrivendo, controlla il sito web per vedere se riesci a trovare il nome e il titolo della persona in questione. Se non riesci a trovare il nome di una persona, indirizzalo al reparto o al gruppo appropriato (ad esempio, "Dear The Manual Staff" o "Dear Editorial Team"). Se non sei assolutamente in grado di determinare la persona o il dipartimento appropriato a cui rivolgersi, puoi usare "A chi può interessare", ma tieni presente che questo probabilmente significa che la tua lettera dovrà essere indirizzata alle persone giuste una volta arrivata, il che potrebbe provocare una risposta ritardata.

3. Includere la data. Se la tua lettera sarà contenuta nel corpo di un'e-mail, il tuo client di posta la timbrerà con data e ora, ma se stai inviando la tua lettera come allegato o tramite posta, includere la data in alto aiuterà entrambi e il destinatario tiene traccia del momento giusto per il follow-up.

4. Rendi facile contattarti. Assicurati di fornire il tuo nome (nome e cognome, incluso il titolo preferito) e le tue informazioni di contatto. Se stai inviando una lettera fisica o una copia digitale di una lettera formattata, includi il tuo indirizzo e numero di telefono in alto in modo che sia immediatamente accessibile al destinatario. Quando invii email, potresti pensare che il tuo indirizzo email nel campo "Da" sia sufficiente, ma la verità è che non sai come il destinatario potrebbe preferire ricontattarti. Crea una firma e-mail professionale che includa il tuo numero di telefono, indirizzo e qualsiasi profilo di social network pertinente in cui ti senti a tuo agio a essere contattato.

5. Usa un linguaggio formale. Al di là dell'ovvia omissione di imprecazioni o di un linguaggio eccessivamente casuale, questo significa anche non usare le contrazioni (cioè, "Non sarò alla riunione di questo trimestre" invece di "Non ci sarò").

6. Non seppellire la lede. La comunicazione professionale richiede efficienza, quindi assicurati di arrivare al punto principale della tua lettera il più rapidamente possibile. È meglio che la tua lettera sia concisa in mezza pagina piuttosto che tentare di estenderla a tutta la pagina con un riempitivo.

7. Correggi, quindi rileggi di nuovo. Programmi come Microsoft Word hanno correttori ortografici e grammaticali incorporati e quelli dovrebbero sempre essere il tuo primo passaggio alla correzione di bozze. Spesso offrono anche suggerimenti per rendere la tua lettera più concisa e diretta, il che è di enorme aiuto quando scrivi una lettera formale. Ci sono anche strumenti online come Grammarly che possono aiutarti con la tua correzione iniziale. Tuttavia, non fermarti a un solo passaggio del controllo ortografico; dovresti anche leggere la tua lettera nella sua interezza da solo per verificare la presenza di errori. Suggerimento: leggi la tua lettera ad alta voce o leggila al contrario (dall'ultima parola alla prima) per aiutarti a individuare errori di battitura o frasi strane. Se è qualcosa di vitale importanza, guarda anche il secondo posto.

8. Sii gentile, ma professionale. Certamente non vuoi concludere la lettera al cliente con un caloroso "Ti amo!" ma questo non significa che devi essere freddo e sterile. Concludi la tua lettera con parole più strette (conosciute nei circoli dei nerd come auguri) come "cordiali saluti", "grazie per il tuo tempo", "rispettosamente tuo" o "auguri" per aggiungere calore alla lettera senza superare le righe.

9. Digitalo. Nel mondo di oggi, non c'è niente da fare: se scrivi a mano una lettera commerciale formale, sembrerai poco professionale. È anche un bel tocco stampare la tua busta piuttosto che indirizzarla a mano.

10. Resisti all'impulso di essere creativo. Non tentare di ravvivare la tua lettera con colori stravaganti o caratteri fantasiosi. Siamo lieti che tu ti senta artistico, ma la corrispondenza professionale di solito non è il momento o il luogo. Attenersi agli standard, come il Times New Roman e il semplice bianco e nero.

Come scrivere una lettera personale

Lettera d'amore, lettera di ringraziamento, lettera di scuse, ecc

Le lettere personali sono dove puoi allungare leggermente le ali e far fluire quei succhi creativi. Anche se è probabile che tocchi speciali vengano apprezzati nelle lettere personali, ci sono ancora alcune linee guida che dovresti tenere a mente.

1. Non essere troppo breve. Non vuoi divagare all'infinito per tre pagine prima di arrivare al cuore del tuo messaggio, ma è bello includere una conversazione casuale nella lettera personale per mostrare al destinatario che hai impiegato del tempo per entrare in contatto con lui. Se non parli con il destinatario da un po ', raccontagli la tua vita e chiedigli della sua. Se li stai ringraziando per qualcosa, prendi poche estrazioni per spiegare cosa significava per te. A seconda del contesto, potrebbe anche essere un bel tocco iniettare un po 'di umorismo nella lettera.

2. Usa un saluto casuale. Proprio come è strano iniziare una lettera al tuo capo con "Yo Ted", è altrettanto strano iniziare una lettera a tua madre con "Cara signora Carol Jackson". È perfettamente appropriato rivolgersi al destinatario della lettera personale con il suo nome - o anche soprannome se sei particolarmente vicino - e iniziare con un saluto più casuale come "Ciao" al posto del "Gentile" che dovresti usare nella comunicazione professionale.

3. Abbraccia la creatività senza sacrificare la leggibilità. Quei caratteri stravaganti e le tavolozze di colori sgargianti che non hai potuto usare nella tua ultima lettera commerciale potrebbero trovare casa nelle tue lettere personali. Anche se non vuoi arrivare al punto di trasformare la tua lettera in un miscuglio criptico di caratteri microscopici e colori che affaticano gli occhi, va benissimo scrollarsi di dosso il tuo professionista schietto e divertirti di più. Se stai inviando la lettera tramite posta ordinaria, scriverla alla vecchia maniera è un bel tocco, a condizione che la tua calligrafia non sia stata ridotta in un graffio di pollo maciullato dalla prevalenza della tecnologia.

Nel momento in cui sembra che tutti preferirebbero inviare un testo di tre parole a qualsiasi comunicazione estesa, la redazione di una lettera può sembrare scoraggiante o addirittura intimidatoria. Ma se segui queste linee guida, la tua lettera sarà perfetta per ogni situazione.